Tvärfunktionella team, bättre kunskap om leverantörer och marknader samt nya arbetssätt är vägen till bättre upphandlingar, allt enligt Svenskt Näringslivs upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl.
– Kategoristyrning är rätt väg för offentliga upphandlingar och implementeringen pågår för fullt i de största kommunerna. Vi kommer definitivt att se mer av det här.
Kategoristyrning är ett välkänt begrepp hos flera större privata företag redan idag. Nu tar regioner och kommuner lärdom och kunskap om lean-processen som bidrar till inköpsmognad och mer effektiva inköp.
– Skattepengarna måste tas om hand på bästa sätt, vi förlorar varje år mellan 70–100 miljarder på ineffektiva inköp. Besparingspotentialen är enorm, säger Ellen Hausel Heldahl.
Bättre kontroll och översikt
Modellen med kategoristyrda inköp är hämtad från den privata sektorn och det finns även konkreta exempel på samverkan, exempelvis mellan Scania i Södertälje och SLL vid inköp av sjukhusmaterial.
– Inköpsmognad handlar om att se över hur verksamheten mår utifrån ett inköpsperspektiv. Många regioner använder sig av mellanhänder vid inköp och köper inte direkt från leverantörerna. Många saknar en sourcingstrategi och uppföljningen brister. Med kategoristyrning får du bättre kontroll och översikt och ser tydligare var du kan spara pengar. Dessutom finns en bättre möjlighet till uppföljning, säger Ellen.
Kvalitativ data viktig
Kategoristyrning handlar om att skapa en modell för hela inköpsprocessen där avtal delas in efter spendanalys och att se över vilka avtal man har. För att kunna skapa rätt struktur och kunskap om sourcingsrategierna krävs också kvalitativ data.
– Ju mer data, desto bättre information får respektive team om marknaden och det är en förutsättning för ett bra arbete. Där spelar företag som Tendium en viktig roll, säger Ellen.
Eliminerar stuprör hos kommunen
Hon anser att vinsterna är stora för de kommuner och regioner som implementerar kategoristyrning.
– En vanlig kommun består av olika förvaltningar. Om gatu- och fastighetsförvaltningen behöver köpa något tar de fram ett förfrågningsunderlag. Ofta är det en kopia av tidigare underlag som de sedan skickar till upphandlingsenheten. Med kategoristyrning försvinner stuprören och ersätts av tvärfunktionella team som arbetar kontinuerligt med frågan.
Lyckade livsmedelsinköp i Alvesta
Stockholm, Göteborg och Helsingborg är exempel på kommuner som börjat implementera kategoristyrning. Även kommuner som Alvesta och Nacka sticker ut.
– Alvesta satsade på kategoristyrning redan för tre år sedan med sina livsmedelsinköp. De skapade mål och visioner inom livsmedelskategorin med mer ekologiskt, närproducerat och hållbart. Nyckeln är att inköparna har ett tydligt mål och en vision att jobba efter. Nacka fokuserade på tjänster inom arbetsförmedling.
Smärtsamt men nödvändigt
Men att göra organisationsförändringar är komplext.
– Det handlar om en omfördelning av makt där förvaltningscheferna behöver förflytta sin makt till tvärfunktionella team. Att ge bort både makt och budget är smärtsamt och det kommer att ta tid men det är rätt väg framåt, enligt Ellen.
– En av de stora vinsterna är att inköp går från en stödfunktion till att bli en del av organisationens framgång på marknaden. Resultaten visar även att otillåtna direktupphandlingar har minskat och att det finns en större affärsproffesionalism. Det gör att myndigheten blir mer attraktiv som köpare, avslutar Ellen.
Kategoristyrning – en leanprocess i fem steg:
1. Initieringsfas
Skapa tvärfunktionella team, ta fram strategier, analysera behovet och identifiera värden
2. Insikt
Insamling av information om marknad och leverantörer – hur tjänar företagen pengar
3. Innovation
Bestäm sourcingstrategi, gör SWOT-analys
4. Implementering
Förverkligande av sourcingstrategi, implementera nya arbetssätt, leda förändringsarbete, hantera motstånd mot förändringar.
5. Förbättringar
Att säkerställa att förändringarna implementeras och efterlevs
Intervju med Ellen Hausel Heldahl, Svenskt Näringslivs upphandlingsexpert
